Zasady realizacji praw z RODO
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. uprzejmie informuje, że osobom, których dane przetwarzamy, przysługują określone prawa dot. przetwarzania danych osobowych wynikające z przepisów Ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie „RODO”), w związku z czym poniżej przekazujemy niezbędne informacje dotyczące sposobu ich realizacji.
Prosimy o uważne zapoznanie się z treścią dokumentu, gdyż możliwość skorzystania z określonych uprawnień zależy zasadniczo od podstaw prawnych, na których oparte jest konkretne przetwarzanie, a także celu i sposobu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
Jak mogę zgłosić żądanie realizacji moich praw odnośnie przetwarzania danych osobowych?
Wniosek w sprawie realizacji praw, o których mowa w art.7 i 12-23 RODO można złożyć:
- pocztą tradycyjną na adres: Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o., 97-300 Piotrków Trybunalski, ul. Słowackiego 155/157, lok. 26
- drogą elektroniczną na adres e-mailowy: brkudaj@wp.pl,
- poprzez stronę internetową www.brkudaj.pl – formularz kontaktowy znajduje się w zakładce Kontakt,
- osobiście – w siedzibie firmy.
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. uprzejmie informuje, że nie będzie realizowało żadnych praw przysługujących z RODO w rozmowie telefonicznej, ze względu na ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych (brak możliwości potwierdzenia tożsamości rozmówcy) i wymóg zachowania rozliczalności działań dokonywanych przez Administratora.
O co mogę wnioskować?
Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa związane z ich przetwarzaniem:
Prawo do informacji nt. przetwarzania przez Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. dotyczących moich danych osobowych (art.13 i 14 RODO) realizowane jest w momencie pozyskiwania danych oraz w przypadku pozyskania danych nie od osoby, której dotyczą, w terminie 30 dni od ich pozyskania. Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. realizuje to prawo poprzez zapoznawanie osób, których dane dotyczą z klauzulami informacyjnymi, które są przedstawiane w kontakcie bezpośrednim, listownie lub e-mailowo. Klauzule informacyjne dostępne są również:
– w siedzibie Biura Rachunkowego Qdaj Sp. z o. o. w miejscu ogólnodostępnym (tablica informacyjna),
– na stronie internetowej Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. https://www.brkudaj.pl/o-firmie/ochrona-danych-osobowych/
Prawo dostępu do danych osobowych (art.15 RODO) – osoba, której dane dotyczą ma prawo uzyskać od Administratora danych informacje nt. przetwarzania dotyczących jej danych osobowych oraz uzyskać do nich dostęp. Zakres udzielonych informacji obejmuje:
– cel przetwarzania,
– kategorie przetwarzanych przez Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. danych osobowych,
– informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych (“Odbiorca” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców. Przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania,
– planowany okres przechowywania danych osobowych lub kryteria jego ustalania,
– informacje o prawach jakie przysługują osobie, której dane dotyczą na podstawie RODO,
– informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
– źródle danych /jeżeli zostały zebrane nie od osoby której dotyczą/,
– informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu /jeśli jest stosowane/.
Poza tym w ramach prawa dostępu do danych osobowych osoba, której dane dotyczą może wnioskować o ich kopię np. wydruk po przepisaniu lub skopiowaniu danych do tabeli Excel/Word, wypis zawierający ich wykaz. Kopia danych nie jest kopią dokumentu. Dokument jest tylko nośnikiem danych i do uznania Administratora danych należy przy użyciu jakiego nośnika prawo do otrzymania kopii danych zostanie zrealizowane (poniżej przedstawiamy fragment stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w tym zakresie):
„Podkreślić należy, że udostępnienie kopii danych zawartych w dokumentach (np. w pismach urzędowych), zgodnie z art.15 ust. 3 RODO, nie jest równoznaczne z obowiązkiem udostępnienia kopii dokumentów. Administrator nie ma bowiem obowiązku udostępniania osobie zainteresowanej nośnika, na którym przetwarzane są dane osobowe oraz danych, które nie stanowią danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i nie dotyczą wnioskującego.”
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie przekaże powyższych informacji i kopii danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa i wolności innych osób.
Prawo dostępu do danych jest ograniczone w przypadku realizacji procedury „Niebieskie Karty” w odniesieniu do osób, do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie ze względu na zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób doświadczających przemocy i zgłaszających jej występowanie.
Prawo do żądania sprostowania danych (art.16 RODO) – jest realizowane w sytuacji, gdy dane zawierają błędy, są niekompletne lub nieaktualne – wówczas Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. zobowiązane jest dokonać ich sprostowania i na żądanie osoby, której dane dotyczą wydać oświadczenie to potwierdzające.
Uzupełnienie danych zawsze następuje z uwzględnieniem celów przetwarzania. Prawo to nie będzie stosowane, jeżeli tryb sprostowania lub uzupełnienia określają odrębne przepisy prawa, np. procedura sprostowania błędów i omyłek zawartych w decyzji administracyjnej w trybie art. 113 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Prawo do usunięcia danych – tzw. prawo do bycia zapomnianym (art.17 RODO) – Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. w większości przypadków nie będzie mogło zrealizować tego prawa, gdyż przetwarza dane w oparciu o przepisy prawa, z których wynika obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji danych po zaprzestaniu korzystania ze świadczeń lub usług Biura Rachunkowego Qdaj Sp. z o. o.), przez okres określony w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt uzgodnionym z Archiwum Państwowym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2020, poz.164).
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art.18 RODO) – przysługuje w przypadku, gdy:
– osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość swoich danych – Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie ich prawidłowości,
– dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, a osoba której dotyczą sprzeciwia się ich usunięciu żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
– Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie której dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
– Osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach Administratora (informację o podstawie przetwarzania danych są przekazywane, zgodnie z postanowieniami pkt 1), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Biura Rachunkowego Qdaj Sp. z o. o. są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. Jeżeli przetwarzanie zostanie ograniczone, Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie będzie wykonywało na danych żadnych operacji i ograniczy się jedynie do ich przechowywania. Dane objęte ograniczeniem mogą być przetwarzane tylko w sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu ich przetwarzania (art.19 RODO)
Jeżeli przez Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. zostanie zrealizowane prawo do: sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych (o czym mowa w pkt 3-5) Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o.:
– poinformuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił przedmiotowe dane osobowe o realizacji danego prawa, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku,
– powiadomi osobę, której dane dotyczą o podmiotach, którym udostępnił dane na podstawie złożonego w tej sprawie wniosku.
Prawo do przenoszenia danych (art.20 RODO) – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od Administratora dotyczące jej dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazać je innemu Administratorowi. Prawo to może być zrealizowane tylko wtedy, gdy dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy.
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie realizuje tego prawa, gdyż przetwarzanie danych osobowych w pomocy społecznej odbywa się głównie w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i gromadzone dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art.21 RODO) – osoba, której dane dotyczą może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, ze względu na swoją szczególną sytuację, jeżeli Administrator danych przetwarza te dane:
– w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi
– do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej. W Biurze Rachunkowym Qdaj Sp. z o. o. prawo to będzie realizowane tylko w nielicznych sytuacjach. Skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zakaz dalszego przetwarzania danych. Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. pomimo wniesienia sprzeciwu będzie mogło dalej przetwarzać dane osobowe jeżeli:- wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą;
– będzie posiadał inną przesłankę do przetwarzania danych objętych sprzeciwem np. cel archiwizacji, dochodzenie roszczeń.
Prawo do cofnięcia zgody (art.7 RODO) – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby fizycznej, osoba fizyczna ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na wcześniejszą zgodność z prawem przetwarzania danych.
Prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO) – Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie podejmuje wobec osób korzystających z jego wsparcia i usług decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które mogą wywołać względem tych osób określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na nich wpływać. Informacja o tym jest zawarta w klauzulach informacyjnych opracowanych na podstawie art. 13 i 14 RODO.
Zawiadomienie osoby, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych (art. 34 RODO) – w sytuacji, gdy w Biurze Rachunkowym Qdaj Sp. z o. o. doszłoby do naruszenia ochrony danych osobowych każda osoba, której naruszenie może dotyczyć zostanie poinformowana przez Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. o zaistniałym zdarzeniu, jego możliwych negatywnych skutkach oraz o zastosowanych przez Administratora środkach podjętych w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania podobnych nieprawidłowości w przyszłości.
Jakie informacje powinny być zawarte we wniosku o realizację praw przysługujących mi z RODO?
W celu przyjęcia, przeanalizowania i udzielenia odpowiedzi na Państwa żądanie we wniosku należy obligatoryjnie wskazać:
imię i nazwisko osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz dane osoby zgłaszającej
opis zgłaszanego żądania
informacje o preferowanym sposobie udzielenia odpowiedzi wraz z danymi kontaktowym, tj. adres zamieszkania, adres e-mail, adres skrytki e-PUAP /jeśli odpowiedź ma być udzielona za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej/
W przypadku zgłoszeń pisemnych wniosek powinien być podpisany przez osobę występującą z żądaniem.
Ważne! Jeżeli w imieniu osoby, której dane dotyczą działa pełnomocnik – do wniosku należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do weryfikacji tożsamości osoby występującej z żądaniem przed udzieleniem w sprawie odpowiedzi, w celu ochrony praw i wolności innych osób.
Ponadto Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. w ramach realizacji żądania może wystąpić do Państwa z prośbą o doprecyzowanie lub uzupełnienie informacji zawartych we wniosku.
Terminy realizacji poszczególnych praw
Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. zrealizuje Państwa wniosek niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od daty otrzymania żądania.
W wyjątkowych sytuacjach (z uwagi na skomplikowany charakter żądania, ilość otrzymanych w danym czasie wniosków lub ze względu na kwestie techniczne związane z realizacją żądania) Administrator może przedłużyć okres rozpatrywania wniosku o kolejne 2 miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany w terminie miesiąca wraz z podaniem przyczyn przedłużenia.
Czy poniosę jakiekolwiek koszty realizacji moich praw?
Realizacja praw osób, których dane dotyczą jest bezpłatna. Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. nie pobiera także opłaty za kopie danych wydawane w ramach realizacji prawa dostępu do danych wynikającego z art.15 RODO.
Czy każde moje zgłoszone żądanie zostanie zrealizowane?
Każde zgłoszone żądanie zostanie przekazane do analizy naszego inspektora ochrony danych i zostanie na nie udzielona odpowiedź, w terminie wskazanym w pkt 4. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą wskaże inaczej.
Jednocześnie informujemy, że w wyniku analizy Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. może odmówić realizacji zgłoszonego żądania, w przypadku gdy okaże się ono nadmierne lub bezzasadne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W takich przypadkach otrzymają Państwo od nas uzasadnienie podjęcia takiej decyzji wraz z informacją o możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego lub skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
W jaki sposób mogę odwołać wyrażoną zgodę?
Jeżeli Biuro Rachunkowe Qdaj Sp. z o. o. przetwarza dane osobowe w oparciu o wyrażoną zgodę informujemy o możliwości jej odwołania:
drogą elektroniczną na adres e-mail: brkudaj@wp.pl lub poprzez formularz kontaktowy na stronie www.brkudaj.pl
pocztą tradycyjną na adres Administratora: ul. Słowackiego 155/157, lok. 26, 97-300 Piotrków Trybunalski
bezpośrednio u pracownika Biura Rachunkowego Qdaj Sp. z o. o..
Jednocześnie informujemy, że sposób komunikacji z Administratorem powinien odbywać się drogą pisemną, nie telefoniczną, z uwagi na brak możliwości weryfikacji tożsamości rozmówcy.
